Poslovni prostor igra veliku ulogu u poslovanju firme i neophodno je da bude sređen tako da zaposlenima pruži mir i sve uslove kako bi neometano obavljali posao. Potrebno je da prostor bude funkcionalan i opremljen kako bi na jednom mestu mogao da pruži podsticaj za rad.
Okruženje u kom zaposleni provode najveći deo poslovnog dana predstavlja glavni izvor energije i inspiracije za stvaranje novih poslovnih ideja i organizovanje poslova. Od kancelarijskog prostora do prostora za opuštanje, pažnja se pridaje svakom kutku i svakom detalju kako bi prostor odgovorio svim potrebama zaposlenih ali i svih ostalih koji borave u ovom okruženju.
Veličina prostora
Iako se ovaj faktor obično zanemaruje, prilikom pronalaska poslovnog prostora potrebno je obratiti pažnju na njegovu veličinu. Trend otvorenog koncepta je postao popularan i na našim prostorima i može da bude baza za tip posla u kojima zaposlenima ne smeta da borave u istoj prostoriji, bez zasebnih kancelarija. Ovo je trend u IT industriji i omogućava zaposlenima koji uglavnom rade u velikim timovima da ostanu na okupu.
Sa druge strane se nalaze oni koji žele da imaju mali kancelarijski prostor zbog uštede novca ili usled manjeg broja zaposlenih. U ovoj situaciji je neophodno obratiti više pažnje na uređivanje prostora jer svaki deo kancelraije mora biti pažljivo isplaniran.
Opremljenost prostora
Kako bi zaposleni imali sve neophodne uslove za rad, moraju imati i sva sredstva koja će im omogućiti da neometano obavljaju svoj posao. Na prvom mestu su glavna sredstva za rad i to se uglavnom odnosi na kancelarijski nameštaj i računarsku opremu. Nameštaj mora da bude ergonomičan i funkcionalan kako bi se zaposleni osećali udobno i mogli da sede bez problema ceo radni dan.
Kada je u pitanju računarska oprema, potrebno je da pored osnovnih obratite pažnju i na sve ostale komponente. Uvek se osigurajte da se u kancelariji nalazi dodatna oprema kao što su adekvatni toneri za laserske štampače, papir za štampanje i ostali sitan kancelarijski inventar. Pronađite odgovarajuće mesto za njihovo skladištenje i vodite računa da su uvek dostupni zaposlenima ali da ne utiču na izgled prostora.
Funkcionalnost i organizovanost
Bez obzira na veličinu, prostor mora biti uređen tako da nema suvišnih detalja i komada nameštaja. Pre no što počnete sa planiranjem poslovnog prostora, razmislite o svemu što želite da ubacite u njega kako biste mogli da pronađete najbolje mesto za sve. Prvo razmislite o nameštaju koji želite da koristite i na koji način ćete ga uklopiti. U zavisnosti od veličine napravite detaljan raspored kako ne biste napravili prenatrpan prostor.
Omogućite zaposlenima da imaju dovoljno prostora za kretanje ali i svoj radni prostor bez da se osećaju kao da nemaju svoj radni kutak. Pronađite deo poslovnog prostora u kom možete da napravite prostor za opuštanje zaposlenima kako bi imali deo u kom će moći da naprave pauzu u toku radnog vremena kako ne bi ometali ostale i imali mogućnost da promene prostor.
Dekoracija prostora
Iako se radi o poslovnom prostoru, treba obratiti pažnju i na sitne detalje koji mogu da naprave razliku kako kod zaposlenih tako i kod potencijalnih klijenata ili saradnika. Za početak, razmislite o pozitivnom uticaju koji biljke imaju na prostor. Ne samo da mogu da oplemene svaku prostoriju i dodaju na elegenaciji, nego imaju i pozitivan efekat na zdravlje ljudi koji u tom prostoru borave. Pored toga, kancelarijski prostor može da sadrži i umetnost u vidu razlih slika, motivacionih poruka ili čak slogana i brenda vaše firme koji će uticati na izgled kancelarije ali i motivaciju i opuštenost vaših radnika.
Postoji nekoliko glavnih faktora koji utiču na funkcionalnost i količinu obavljenog posla i predstavljaju glavne stvari koje morate uključiti u planiranje. Nakon nekog vremena ćete vdeti da se trud isplatio i vaš poslovni prostor će biti funkcionalan i organizovan što će vam omogućavati da lakše i brže obavljate poslove.