Svaka firma koja ima makar jednog zaposlenog mora da vrši evidentiranje radnih sati, ali je dobro pitanje kada je potreban softver za evidenciju radnog vremena, da li je to trošak ili digitalizacija ima i neke prednosti?
Pravilno beleženje prisustva na poslu je jedini ispravan temelj za obračun primanja, sistem nagrada ili restrikcija onda kada za to postoji potreba.
Mala preduzeća i evidencija radnih sati
Mala preduzeća su preduzeća do 50 zaposlenih. Najčešće imaju jednu delatnost u oblasti poslovanja i svaki nepotrebni trošak je rizik za opstanak. Ipak, uvođenje tehnoloških inovacija može biti velika prednost, a jedna od takvih je i softver za evidenciju radnog vremena.
Softversko evidentiranje dolazaka i odlazaka zaposlenih može da pruži tačne podatke koliko se koji radnik angažuje i da li poštuje radno vreme. Vlasniku će biti lakše da pronađe rešenje ako uoči da neki od zaposlenih ima problem sa organizacijom, ali i da nagradi one koji rade prekovremeno ili dolaze na posao ranije.
Srednja preduzeća
Za kompanije koje imaju do 250 zaposlenih je logično da imaju neki sistem beleženja dolazaka i najčešće se misli na portire i ručno evidentiranje. Treba znati da ovakav način vođenja poslovanja ima brojne nedostatke, a među prvima je ljudski faktor koji može i da pogreši, ali i da ne evidentira tačno vreme prolaska zaposlenog.
Osim toga, kasnije se ti zapisi moraju sistematizovati da bi se napravio izveštaj koji treba i vlasniku i službi administracije i finansija, pa je to dodatan posao koji se zasniva na nepreciznim podacima.
Evidencija radnih sati pravi statistiku za svakog zaposlenog i to u minutima koje je radnik zakasnio ili došao ranije. Beleži trajanje pauze, ali razlikuje i privatan izlazak od poslovnog. Izveštaje dostavlja na više adresa pa svaka služba ima potpuno jasan pregled i osnov za svoj dalji rad.
Kupovinom softverskog beleženja radnog vremena se štedi jer se isključuje kurirska služba, a administracija efikasnije radi i ima bolji učinak.
Velika preduzeća i evidencija zaposlenih
Kada se pomene beleženje radnog vremena za svakog zaposlenog, to se podrazumeva za kompanije sa preko 250 zaposlenih. Ipak, softver njima daje veću kontrolu i druge benefite osim pukog beleženja za svakog radnika.
Iako je sistem centralizovan za svaku ispostavu, nevezano gde se nalazi, menadžment firme ima i aplikaciju na telefonu koja daje uvid u sve izveštaje u realnom vremenu. Osim toga, najsavremeniji sistemi imaju i klasifikaciju zaposlenih na pozitivan segment onih koji su došli pre vremena, ostali duže, radili vikendom, ali i negativan onih koji su zakasnili, imali dužu pauzu ili otišli sa posla ranije. Pored te klasifikacije sistem jasno pokaže i koliko je bilo odstupanje u minutima pa su sve greške u potpunosti isključene.
Evidencija radnih sati i kontrola zaposlenih mora postojati bez obzira na njihov broj. Na taj način nije važno da li je zaposlenih 10, 50, ili 850, uvidom u izveštaje jasno je ko poštuje radnu normu, a ko je krši. Tako se pravilno vodi firma!