Kao značajno sredstvo poslovne komunikacije, prezentacija pruža priliku da se pregledno i efektno predstavi određena ideja, proizvod, plan rada ili saradnje, unutrašnja organizacija u okviru kompanije ili tržište na koje se ona uključuje. Budući da se u modernom poslovnom svetu prezentacija koristi kao veoma značajan alat u okviru sastanaka u različite svrhe, veoma je važno znati kako da je upotrebljavate ne biste li njome postigli svoj cilj, odnosno učinili je svrsishodnom.
Oprema za prezentacije
Ne biste li održali prezentaciju, pre svega je potrebno da imate adekvatnu opremu za njeno izvođenje. U zavisnosti od njene kompleksonsti, kao i oblika predstavljanja date teme koji vama lično najviše odgovara, u svrhu prezentovanja vam može poslužiti bela tabla za crtanje ili računarska oprema u smislu opreme za projektovanje. Na oba načina možete postići zadovoljavajuću dinamiku prezentovanja, ukoliko svoju prezentaciju dobro isplanirate.
Plan prezentacije
Kao i svaki poslovni korak, prezentacija bi trebalo da bude pažljivo isplanirana. Za početak, valja imati na umu konkretan cilj, odnosno temu prezentacije i postupno graditi izlaganje ka željenim zaključcima. Pre no što počnete da sastavljate sadržaj svog izlaganja, načinite skelet koji će se sastojati iz ključnih tačaka, ne biste li bili sigurni da ćete prezentacijom odgovoriti na sva eventualna pitanja povodom date teme i te odgovore valjano argumentovati.
Značaj sažetosti
Dobra prezentacija će biti sažeta i usmerena ka konkretnom cilju. Pobrinite se da u toku prezentovanja ne upadnete u zamku digresija, zbog čega može da trpi pažnja prisutnih. Ne biste li uspeli da održite usmerenost publike na tok vašeg izlaganja, nemojte odlaziti od teme i potrudite se da pojednostavite put do svake od isplaniranih tačaka prezentovanja.
Preglednost i urednost
Kada je u pitanju izgled prezentacije, nemojte se baviti estetikom mimo njenog sadržaja, već se potrudite da svi njeni elementi služe svrsi da naglase važne tačke i olakšaju praćenje izlaganja. Upotreba boja bi trebalo da bude ograničena i vezana za smisao, te ćete naslov svake od celina obeležavati jednom bojom, podnaslove drugom i na isti način naglašavati ključne segmente. Imajte na umu da vaša prezentacija ne podleže oceni u pogledu njene estetske, već smisaone ostvarenosti.
Jednostavnost i jasnoća
Cilj prezentacije nije da fascinira stručnošću i elokvencijom prezentatora, već da predstavi određenu temu na način koji će biti shvaljiv onima kojima je namenjena. Potrudite se da na prvom mestu sami potpuno savladate materiju o kojoj ćete govoriti, a onda ćete biti u mogućnosti da je predstavite na jednostavan način. Ukoliko vaša prezentacija ne podrazumeva jednostavan jezik i jasne rečenice, vrlo je verovatno da ćete biti u situaciji da se vraćate korak unazad, ne biste li neke njene delove dodatno pojašnjavali, čime se remeti njen tok.
Sumiranje zaključaka
Nakon što završite prezentovanje, valjalo bi da sumirate sve zaključke do kojih ste u toku izlaganja prošli i u okviru ovog sažetka dodatno približite temu prisutnima. Ukoliko na ovakav način zaokružite vašu prezentaciju, prisutni će imati priliku da se uključe i eventualno pokrenu pitanja u vezi sa temom koja zahtevaju dodatne komentare. Sumiranjem zaključaka vi ćete dati prisutnima priliku da na licu mesta sumiraju i svoje utiske i bićete sigurni da niste ostali nedorečeni, te i da ste vašim izlaganjem postigli željeni cilj.
U savremenom poslovnom svetu, koji nesumnjivo ima visoke standarde u smislu organizacije poslovanja i pozdravlja inovativne ideje, prezentacija kao vid komunikacije ima neopozivo veliki značaj. Ukoliko se pred vama nalazi kompleksno pitanje, ideja ili plan poslovanja, prezentacija će svakako biti najefektniji način da svojim nadređenima, kolegama ili saradnicima predstavite datu temu. Zbog toga se u planiranje i izvođenje prezentacije nemojte upustiti bez adekvatne opreme, razumevanja materije i pažljivo načinjenog plana, a rezultati vašeg postupnog pristupa će nesumnjivo biti primetni u smislu poslovnog napretka.