Produktivnost rada zavisi od uređenosti poslovnog prostora, skladnog odnosa kancelarijskog nameštaja i boja. Tokom aktivnog dela dana, veći broj sati zaposleni provode na radnom mestu, zavisno od delatnosti određena je i radna sredina. Kvalitetno opremljena radna sredina, dodatno utiče na motivaciju zaposlenog, ostvarivanje pozitivnih kontakta i komfor tokom rada.
Poslovni prostor u osnovi predstavlja odraz poslovanja i samog okruženja. Kancelarijski nameštaj mora biti udoban, naročito ako aktivan rad zahteva dugotrajno sedanje. Za produktivan rad, neophodno je dovoljno prirodnog i veštačkog osvetljenja, zavisno od položaja prostorije.
Osnovne smernice za opremanje kancelarijskog prostora
Osnovna smernica za opremanje kancelarija treba tražiti u rasporedu potrebnog nameštaja. Ono što zauzima centralni deo poslovnog prostora jeste kancelarijski sto i stolica. Neophodno je obezbediti dovoljno klastera i polica za razvrstavanje obrađenih materijala i predmeta. Na radnom stolu je neophodno posedovati planer svih budućih sastanaka, obaveza, seminara i predavanja.
Usled razvoja tehnologija, kancelarijski prostor je nezamisliv bez računara, unutrašnja memorija i baza podataka je uredno organizovana shodno planu rada. Pribor poput olovaka, sveski ili priručnika je sastavni deo radne sredine na stolu. U okviru kancelarije neophodno je organizovati prostor za prijem stranke koja će kod klijenata izazvati osećaj prijatnosti.
Nabavka i veleprodaja kancelarijskog pribora
U okviru poslovnog objekta, neophodno je uređenje većeg broja kancelarijskog pribora stoga se organizuje kupovina na veliko. Veleprodaja kancelarijskog pribora zahteva nabavku potrebnog materijala na osnovu detaljnog plana i potrebe budućih obima poslova. Veleprodajom se može nabaviti osnovni kancelarijski pribor kao i dodatini za pisanje i prezentaciju radova. Pored navedenih, koriste se toneri i tehnička oprema koja je obavezna kod štampanog materijala i proračuna u radu.
Najraznovrsniji izbor čini osnovni kancelarijski pribor. U osnovni pribor spadaju lepljiva traka, makaze, heftalice sa municijom, makaze, spajalice, štipaljke i drugi sitan inventar. Pribor za pečatiranje obuhvata pečat sa otiskom i potpisom lica za čije se potrebe pečat izdaje. Interesantan odabir veleprodajnih objekata čini pribor za levoruke osobe, pri čemu odabirom navedenih, poslodavac prilagođava radnu sredinu potrebi zaposlenog.
Veleprodaja kancelarijskog pribora je najviše zastupljena kao vid internet prodaje, gde pored svakog izabranog pribora stoji jasno definisan opis i performansa proizvoda. Dešava se da pojedina grupa proizvoda poseduje reference i pozitivnu ocenu nakon korišćenja brojnih korisnika.
Opremanje poslovnog prostora utiče na motivaciju zaposlenog
Kancelarijski prostor treba da poseduje odraz reprezentativnog izgleda, odnosno oličenje radne sredine. Sam prilaz odnosno spoljašnje okruženje poslovnog objekta, treba da odiše čistoćom, lepotom i lepo uređenim travnjakom, cvećem i fasadom objekta. Prvi utisak je obično najbolji odraz unutrašnjeg izgleda.
Svaki kancelarijski prostor treba da poseduje uredan prostor za prijem stranke. Na zaposlenima koji vrše prijem klijenata ostavlja se posao sticanja dobrog utiska. Ljubaznošću i prijatnim odnosom, boravak tokom čekanja zakazanih termina proći će brže. Izbor boja unutrašnjeg prostora treba da prati vedru atmosferu poslovanja, pri čemu tamni tonaliteti crne, sive i crvene boje nisu pozitivan odraz poslovanja.
Svim kancelarijama je neophodan dodatni prostor za uredno skladištenje poslovnog materijala, dovoljno klastera uredno obeleženih radi lakšeg snalaženja. Ukoliko poslovni kodeks to dozvoljava, poželjno je slušanje opuštajuće muzike na razglasu. Dekoracija zidnih površina umetničkim slikama i zelenim biljkama stvoriće osećaj prirodne sredine.